Se acerca agosto, y con él se inaugura oficialmente la época de inventarios en las empresas.
¡Lo bueno es que simplificar el proceso de inventario es más fácil de lo que te crees!
Realizar un inventario completo una o dos veces al año es absolutamente esencial para minimizar las pérdidas en negocios minoristas y mayoristas (sin mencionar mantener a los contables contentos).
Pero definitivamente pueden consumir mucho tiempo, agotar la energía y frustrar. Y sin un plan claro, te enfrentas a cometer muchos errores, como un conteo excesivo o insuficiente, que puede suponer grandes pérdidas económicas.
Entonces, ¿cómo te mantienes organizado y haces las cosas rápidamente?
Al final lo más importante es la buena organización y planificación.
Desde Workima queremos darte unos consejos para hacer un inventario fácil y rápido, y que todo vaya bien.
1. Programa los inventarios:
Trata de encontrar un momento que funcione para ti y para tu personal pero que no perjudique ni cause pérdidas en el negocio. Lo suyo es hacer el inventario cuando hay poca actividad en tu sector, hay pocas ventas o las operaciones normales comerciales no estén funcionando.
2. Limpia y organiza tu almacén:
Un almacén limpio y bien organizado facilitará encontrar y contar las existencias para reducir la posibilidad de un error de recuento.
Otra medida que podrías tomar para que el proceso de inventario sea más eficiente sería crear secciones bien definidas etiquetando las estanterías en las que se almacenan las existencias y en las que deberían almacenarse, junto con el uso de etiquetas de paquetes que identifiquen claramente lo que hay dentro del paquete.
3. Organiza las herramientas antes de tiempo:
Antes de comenzar el proceso de inventario, tienes que asegurarte de que todos tienen las herramientas que necesitan para hacer el trabajo.
4. Utilizar sólo datos de inventario actualizados:
El objetivo de una evaluación completa es obtener un recuento exacto que realmente tienes para que puedas compararlo con los datos de inventario existentes.
Por lo tanto, asegúrate de excluir los artículos que ya se han facturado a los clientes pero que aún no se han enviado, así como las materias primas que han llegado pero que aún no se han ingresado en el sistema de inventario.
Los productos que no se han enviado ya no son esencialmente tuyas. El procesamiento de los materiales que no se han agregado a su sistema de administración de inventario es una tarea separada que no necesita hacerse durante una evaluación.
5. Da las instrucciones adecuadas:
Debes supervisar el proceso de inventario en todo momento. Los trabajadores deben tener una lista de lo que necesita ser contado y lo que debe estar en el almacén para que puedan verificar el trabajo de los almacenistas.
Al mismo tiempo, si su inventario va a durar mucho tiempo, puede ser conveniente programar descansos para mantener frescas las mentes y los ojos de todos para que no cometan demasiados errores.
6. Supervisa qué stock se está contando y cómo se está contando:
Crea un orden lógico para el recuento.
7. Abrir y contar absolutamente todo:
No se permite ningún truco.
Tu proceso de inventario debe tener como objetivo entregar lecturas lo más cercanas posible al 100%, lo que significa que no debe estimar ni adivinar ningún número.
Y asegúrate de registrar cualquier discrepancia entre los recuentos enumerados en tu hoja de inventario y la cantidad de artículos que contó, así como también los cuadros mal etiquetados / empaquetados para el control de calidad.
8. Desarrolla formas de disminuir el inventario robado, roto o de venta lenta:
Durante tu proceso de inventario, es posible que en realidad no encuentres los artículos que creías que estaban en el almacén o que encuentres muchas taras de las que no tenías conocimiento.
También puedes notar que algunos artículos simplemente no se están vendiendo.
Con estos datos en la mano, puedes comenzar a intercambiar ideas sobre cómo aumentar las medidas de seguridad para protegerse contra los ladrones, mejorar las políticas de almacenamiento para frenar el comportamiento imprudente e implementar nuevas estrategias para vender más.
